5 tips sobre cómo ganar una licitación pública

Participar en licitaciones públicas, especialmente cuando realizamos nuestro primer intento, suele generar dudas e incertidumbres que giran en torno a interrogantes como:

¿Qué errores comunes debo evitar?

¿Qué requisitos debo cumplir para ganar?

¿Cómo sé cuando publican una licitación ideal para mí?

En latamcompra.com queremos compartirles algunos consejos para ayudarlos no sólo a evitar errores, sino a convertir el proceso presentación de una oferta en algo sencillo.

1. Conocer los términos relacionados con la contratación pública

Todo proceso relacionado con la contratación pública, tiende a ser formal y, por lo tanto, está asociado con muchos términos y frases técnicas que debemos entender para presentar nuestra oferta con seguridad. Algunos de estos términos a los que nos referimos son:

Documentos o cláusulas técnicas y administrativas: Son documentos publicados por la autoridad contratante que contienen los requisitos y condiciones técnicas que definen el objeto del contrato público en los detalles.

Valor estimado: Importe máximo que el ente adjudicador está dispuesta a pagar, incluyendo las posibles prórrogas y opciones eventuales.

Código UNSPSC: Los códigos UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code, Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas en español) son códigos numéricos con validez internacional utilizados para la identificación y categorización de diversas áreas de productos y servicios.

Adjudicación: Acto oficial en el que el organismo decide cuál de las ofertas presentadas por los licitadores es la ganadora.

Más términos con los que podemos encontrarnos son: Anuncio previo, formalización del contrato, Mesa de contratación, solvencia económica, mínima cuantía, etc.

2. Encontrar la licitación correcta

Presentar una oferta implica invertir tiempo, por lo tanto, les recomendamos enfocarse en aquellas licitaciones donde sus posibilidades de ganar sean mayores. Esto significa que es necesario evaluar sus propias habilidades en comparación con otros ofertantes.

Verificar el criterio de evaluación: ¿Cómo se seleccionará la "mejor" oferta? Debemos considerar si los criterios nos favorecen. La selección de la mejor oferta se realiza sobre la base de los criterios descritos en las especificaciones de la misma. La oferta presentada debe ser competitiva y demostrar que ofrecemos la mejor calidad a un precio razonable.

Verificar las especificaciones: Dado que los criterios de evaluación están directamente relacionados con las especificaciones del contrato, también debemos verificarlos. Si los detalles resultan demasiado complejos o detallados, es posible buscar señales de advertencia: ¿Hay algún criterio que te haga dudar de presentarte? Por ejemplo, plazos de entrega muy cortos y sabes que no cuentas con el tiempo o equipo para preparar una oferta atractiva.

Es importante recordar que, ante cualquier duda sobre las especificaciones, es posible contactar con la entidad que ofrece el contrato y pedirle, en cualquier momento, que aclare los términos, ya que es parte de sus obligaciones.

3. Pensar como el ente contratante

A pesar de que muchos requisitos administrativos y procedimientos formales son muy específicos, no está prohibido agregar información a la documentación que no se solicite explícitamente. Por lo tanto, un ejercicio interesante es asumir el papel de autoridad contratante y preguntarnos: Si nosotros fuéramos la autoridad contratante ¿qué información extra puede influir en el proceso de evaluación?

Lo más importante es asegurarse de comprender realmente el problema o la necesidad del ente contratante. Cuanto mejor se comprenda lo que necesita, más apropiada será la oferta que presentemos, recordando que esta debe estar enfocada en ser la mejor y única solución posible en el mercado. Para esto se pueden pensar las respuestas a estas interrogantes:

¿Cuáles son los objetivos del cliente (ente contratante)?

¿Cuáles son sus necesidades actuales?

¿Por qué anunció un contrato público? ¿Por qué en este momento?

¿Cómo es el poder adjudicador en términos de finanzas?

¿Cómo está organizada la autoridad / institución en cuestión?

¿Quién decide que lo solicitado es una necesidad?

Es necesario resaltar los beneficios de sus productos o servicios; por ejemplo los ahorros durante el ciclo de vida del producto. Así la oferta parecerá más atractiva, porque la autoridad contratante podrá imaginar su uso real.

Recordemos siempre que, en nuestro campo de trabajo, probablemente estamos mucho más educados y conscientes que la autoridad contratante, por lo tanto, es ideal comunicarse para que “el cliente potencial” comprenda esta situación.

4. Evitar errores comunes

Bajo nuestra experiencia, en toda América Latina y Europa suele ocurrir que las autoridades contratantes no pueden aceptar una oferta porque contiene errores de forma. Un pequeño error no sólo puede borrar las muchas horas de trabajo dedicadas a la elaboración de una oferta, sino también arruinar una gran oportunidad para nuestra empresa.

A continuación encontraremos una lista de los errores más comunes que solemos identificar. Aunque la mayoría de ellos parecen obvios, ocurren con frecuencia, generalmente debido a la falta de tiempo:

Faltan firmas: Aunque solo falte una firma, la oferta debe ser descalificada del concurso.

Uso de formularios incorrectos: Los formularios generalmente se proporcionan a través de la documentación del pedido, por lo tanto, siempre deben ser esos los utilizados.

Todos los documentos requeridos deben adjuntarse a la oferta. Si no puede probar un certificado a tiempo, generalmente es suficiente declarar que cumple con los criterios requeridos. Más adelante, sin embargo, deberá demostrar que su empresa cumplió con los criterios en el momento de la licitación.

5. Organizar nuestro tiempo

Una vez se decide participar en una licitación pública, es importante ordenar y programar el proceso para no perder ni un solo minuto:

Antes que nada, es importante preguntarnos: ¿Cuándo finaliza el plazo? ¿En cuánto tiempo estará disponible la documentación necesaria?

Hacer una lista de los documentos a presentar ante la autoridad contratante. En este otro artículo te comentamos cuáles son los archivos básicos que siempre debes tener actualizados y a mano para ahorrar tiempo clave y presentar tu oferta en el menor tiempo posible.

¡Recuerda tomarte el tiempo para comprobar tus pasos! A menudo sucede que las cosas se gestionan en el último minuto, y ahí es cuando ocurren los errores administrativos. Por lo tanto, no debes trabajar en el contenido de la oferta hasta el último minuto.

Lo más importante: ¡No te desesperes!

Al presentar ofertas no es posible suponer que ganaremos todas las licitaciones. Si bien parece algo obvio, es un hecho conocido que muchas empresas tras no resultar ganadoras en sus primeros intentos, se retiran del mercado de contratación pública, dando paso a la competencia.

Debido a esto y a muchos otros mitos sobre la contratación pública, al revisar los resultados de las licitaciones adjudicadas a menudo nos encontramos con que el número de ofertas enviadas fue solo una o, incluso ninguna dependiendo del país.

Por lo tanto, si no resultas ganador en tus primeros intentos, analiza todo nuevamente desde el principio y conviértete en un digno oponente en el mercado de la contratación pública en América Latina.